仕事の無駄を省く方法→定型化する

仕事を効率化させるため、仕事の無駄を省くためにやること、1流の人ほど実は仕事に手を抜いているというライフハッカーの記事が面白そうだったのでピックアップ。
元ネタの記事を要約すると「仕事の9割はルーティーン」「そのルーティーンをいかに定型化するかが大事」「定型化の具体的な方法は、作業を分解すること、作業を言語化すること、チェックリスト化すること」ということらしい。
その通りだと思っている。
ネットでちょこちょこ記事を書いている私なりにライター業の効率化テクを色々補足してみようと思う。

スポンサーリンク

スポンサーリンク

具体的な作業に分解する

ネット上で記事を書く作業って結構だるい。
で、このだるさを解消して記事を書かないとサイト運営ができない。ネット上で記事を書くには、まず元ネタを探す作業からスタートする、それに対してどう突っ込んでいくかを考える、記事タイトルを考える。という作業が続く。

そしてできるだけ項目を多く多用するのもコツかな。それぞれの項目では別々のことを書けば良い。
例えば1000字の記事を書くのに5個項目を立てたら1項目200字だけ書けばOKなわけだ。
そうやって作業を分解すると途端に心理的なストレスが減る。

言語化する

作業を言語化するとは「頑張る、一生懸命する」ではなく「何時までに1000字の記事を書く」「1000字の記事を3個書く」「午後3時に外注先の~に依頼メールを1通送る」という具体的な内容に落とし込むことを指しているようだ。
これも作業の分解と似ていると言えば似ている。作業内容をあいまいにすると途端に効率が下がってしまう。5W1H1、つまり「いつ、どこで、誰と」を明確にすることを指しているんだと思う。


ところで会社組織だと変な上司にあたってしまった場合やたら「一生懸命、努力、感謝」など意味不明な言葉を使いたがって部下の仕事の効率を下げることがある。
上司なら部下に具体的な目標を言語化して見せないといけないの・・・。

チェックリスト化する

チェックリストを儲けて自分は作業をしっかりやったことを記録に残して「成功体験を脳に覚えさせる」というもの。
作業なりタスクの進捗状況があいまいにならないように私もTODOリストを作成していたりしている。
でも、私の周りを見ていてあまりにもTODOリストに縛られて強迫観念に縛られている人が多い。
だから多少の計画の遅れや遊びも必要なんじゃないかなと思っている。
私の知り合いにすごく几帳面な方がいて、常にどこ行くにも手帳を持ち歩いて仕事の進捗状況を確認している人間がいる。そこまでいくと作業をこなすことが目的になっておりいい結果を出すことを忘れてしまいがちになる。目的と手段を取り違えるというアレ。

元ネタ

そもそも仕事というものは、やっている作業そのものにはそれほど変化がないもの。ひとつひとつの案件は違っても、自分の行動や使っていることば、行わなければならない作業などは9割方同じだということです。もちろん、その仕事特有の作業はあるにしても、本当に頭を使って考えなければならないことは、せいぜい1割あるかないか。業務の基本的な行動については、そのほとんどが同じことの繰り返しだという考え方です。

ポイントはここで、つまり重要なのは、「繰り返し」の部分でつまずいたり迷ったりするムダな時間をつくらないこと。仕事ができる人は、そこを徹底しているのだといいます。

そして、そんなときに強力なツールとなるのが、仕事を「定型化」することだと著者。それは仕事を分解して「チェックリスト」に落とし込み、常にそれに沿ったかたちで仕事をする方法だそうです。

できる人たちは仕事を定例化し、チェックリストでやるべき仕事を的確に押さえておくことにより、作業時間をぐっと圧縮しているということ。9割の「いつもの仕事」の部分に時間を割かずにすめば、その仕事特有の1割の部分について、じっくり時間をとることができるわけです。また、チェックリスト上では「なにをどのようにすればいいか」が明確になっているため、それに沿って行うだけで、誰がやっても同じ結果を出すことが可能に。仕事ができる人は、チェックリストをうまく使うことによって、他人の能力をも最大限に引き出しているもの。急なトラブルに直面したり、「いつもの仕事」に費やす時間がどうしてもとれないとき、チェックリストを人に任せたり、外注するなどの選択が可能になるということです。(79ページより)

情報源: 一流ほど手を抜いている? 仕事を「定型化」してムダを省くコツ | ライフハッカー[日本版]